Inscription

Toutes les personnes assistant au congrès doivent s'inscrire, incluant les personnes présentant une conférence, un poster ou une plénière, ainsi que les autres participants. L'inscription hâtive s'est terminée le 1 août 2025. La période d'inscription tardive est maintenant en vigueur. La date limite de soumission des résumés était le 15 août 2025.

• Les participants membres de la Société d'herpétologie du Canada bénéficient de coûts d'inscription réduits. Devenez membre aujourd'hui.

L'inscription tardive est maintenant en vigueur: Étudiant membre de la SHC ($150), Étudiant non membre de la SHC ($175), Non étudiant membre de la SHC ($200), Non étudiant non membre de la SHC ($250). Vous pouvez vous inscrire au congrès ici.

Se déplacer sur le campus

L'Université Laval est la première université de langue française fondée en Amérique du Nord. Avec plus de 40 000 students, l'Université Laval a l'un des plus gros campus du Québec.

À l'exception du banquet et des excursions de terrain, toutes les activités du congrès se déroulent à la Faculté de foresterie, de géographie et de géomatique de l'Université Laval (voir carte des Pavillons Abitibi-Price et Kruger). Les deux pavillons sont reliés par une passerelle. Vous pouvez accéder au Pavillon Abitibi-Price par les grandes portes en bois sur la rue de la Terrasse:

La table d'inscription est dans la cafétéria du Pavillon Abitibi-Price. Les salles de conférences (ABP-1111, ABP-1160) se trouvent à l'étage principal à proximité de la table d'inscription. La salle de l'encan silencieux se trouve dans le Pavillon Kruger (GHK-1324). La salle GHK-1340 a été réservée pour les gens qui veulent pratiquer leur présentation. Une salle d'allaitement a également été réservée. Veuillez contacter le comité organisateur local pour plus de détails. Le banquet aura lieu dans la salle LAU-1334 du Pavillon La Laurentienne à environ 12 minutes de marche du Pavillon Abitibi-Price.

Internet

Un accès gratuit à internet est disponible sur tout le campus de l'Université Laval. Choisissez le réseau "UL_Visiteur_Guest" pour vous brancher au réseau. À noter que le réseau Eduroam est aussi disponible sur le campus, mais il requiert une configuration à partir de votre institution avant de vous déplacer.

Stationnement

Depuis le 1 septembre 2025, le stationnement sur le campus est payant 24 h tous les jours, incluant les fins de semaines. Il est possible de payer le stationnement aux bornes de stationnement identifiées par un P vert sur la carte disponible ici. Une autre option de paiement est à travers l'application Copilote+, disponible sur les téléphones. Cette application permet de payer le stationnement partout sur le territoire de la ville de Québec. À noter que vous devrez créer un compte et configurer l'application avec vos informations avant de pouvoir l'utiliser. Lorsque vous utilisez l'application pour payer le stationnement sur le campus de l'Université Laval, veuillez sélectionner "ULaval (zone 9423)" pour la ville et "9423" comme zone de stationnement.

En cas d'urgence

En cas d'urgence, les participants devraient alerter immédiatement les organisateurs locaux. La sécurité sur le campus peut être contactée au 1-(418)-656-5555 sur votre téléphone, en utilisant l'extension 555 sur les téléphones des salles de conférence, ou en utilisant les téléphones rouges sur le campus qui ont une ligne directe avec le service de sécurité. En cas de danger de mort, appelez le 911.

Programme

Le congrès se déroule complètement en présentiel et aucune présentation ne sera disponible en ligne ou enregistrée. Toutes les activités auront lieu dans les salles des pavillons Abitibi-Price et Kruger, à l'exception du banquet et des excursions de terrain. Le congrès inclut des ateliers, des plénières, des présentations (12 minutes, 5 minutes), ainsi qu'une session d'affiches. La version web programme est disponible ici. La version pdf de l'horaire abrégé se trouve ici. La version pdf du programme et des résumés se trouve ici.

Consignes pour les présentations orales

Les participants pouvaient soumettre un résumé pour une présentation de 12 minutes (+ 3 minutes pour les questions) ou une présentation éclair de 5 minutes. À noter qu'une présentation éclair de 5 minutes n'inclut aucun temps pour des questions. Les présentations éclair sont idéales pour présenter les travaux en cours et stimuler les discussions pendant les pauses. Les présentations de 12 minutes devraient inclure des résultats.

• Les résumés soumis pour une présentation de 12 minutes, mais sans résultats ont été déplacés à une présentation éclair de 5 minutes ou à une affiche, selon les préférences du présentateur.
• Les fichiers des présentations doivent être en PDF (.pdf) ou Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx) et seront présentées sur l'ordinateur de la salle. Les présentations nécessitant d'autres logiciels ou sites web ne seront pas acceptées.
• Les conférenciers et conférencières devraient téléverser leur présentation à l'aide du lien vers un DisqueGoogle qu'ils ont reçu par courriel ou apporter une clef USB pour transférer leur présentation à leur arrivée à la table d'inscription.
• Les présentations en français et en anglais sont les bienvenues. Lorsque possible, il serait apprécié qu'une présentation dans une langue utilise des diapositives dans l'autre langue.
• Les personnes qui présentent devraient arriver au moins 15 minutes avant le début de la session dans laquelle leur présentation a lieu et se présenter à la personne qui modère la session. Les présentateurs devraient aussi vérifier que leur présentation est bien sur l'ordinateur de la salle.

Consignes pour les affiches

La période de soumission de résumés est terminée.

• Les affiches doivent être en format portrait avec des dimensions maximales de 36 pouces de largeur x 48 pouces de hauteur (90 cm x 120 cm).
• Des panneaux et le nécessaire pour installer les affiches seront disponibles sur place.
• Plusieurs espèces de reptiles et d'amphibiens sont susceptibles d'être braconnés. Gardez les informations relatives à la localité des populations à un niveau plus grossier que ce qui est disponible en ligne.

Code de conduite

La Société d'herpétologie du Canada (SHC) et les organisateurs du congrès 2025 sont engagés à assurer un milieu sécuritaire, productif et accueillant qui invite le dialogue ouvert et l'échange d'idées. Ce milieu doit aussi favoriser un traitement équitable à tous les participants et toutes les participantes, sans discrimination et harcèlement. Toutes les personnes participant au congrès, conférenciers, commanditaires et bénévoles sont tenus de respecter le code de conduite de la SHC. Le comité organisateur appliquera ce code de conduite pendant le congrès. Nous attendons la coopération de tous les participants afin de promouvoir un environnement sécuritaire et inclusif.

• Notre conférence est dévouée à offrir une expérience sans harcèlement pour tous, peu importe le genre, l'identité de genre, l'âge, l'orientation sexuelle, déficience, apparence, taille corporelle, race, ethnicité, religion, ou préférence de technologies. Nous ne tolèrerons aucune forme de harcèlement envers les participants et les participantes du congrès. Le langage à connotation sexuelle ou vulgaire n'est pas approprié sur le site du congrès, incluant les présentations, les sections de commentaires des affiches, les courriels associés au congrès et les réseaux sociaux. Les personnes qui ne respecteront pas ces règles pourraient être sanctionnées ou expulsée du congrès à la discrétion des organisateurs du congrès.
• Si vous subissez du harcèlement, êtes témoins d'une autre personne subissant du harcèlement, ou avez d'autres préoccupations, n'hésitez pas à interpeller immédiatement marc.mazerolle@sbf.ulaval.ca ou tout autre membre du comité organisateur. Nous demeurons engagés à offrir un environnement sécuritaire pour tous et toutes pendant le congrès. N'hésitez pas à nous contacter.